La factura electrónica, el gran reto de 2025
El real decreto de 1985 que publica el Código de Comercio, la Ley 20/1991 que modifica los aspectos fiscales del Régimen Económico y Fiscal de Canarias (REF), la ley 31/1992 sobre el impuesto del valor añadido (IVA) y el real decreto 1619/2012 que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, contituyen las principales bases sobre las que se soporta el sistema de facturación español.
El contenido de la factura electrónica es el establecido para cualquier factura en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En este Reglamento se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura.
- Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
- Expedición por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
- Regímenes especiales.
- Conservación.
” Esta medida supondrá el fin de las facturas en excel, word, pdf o cualquier otro formato distinto de establecido por la norma, aunque estas si serán válidas en facturas realizadas a particulares. “
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico estructurado lo que asegura su legibilidad, autenticidad e integridad, y que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. El formato de factura electrónica aceptado es Facturae.
En 2027, se espera que todas las empresas y autónomos estarán obligados a facturar electrónicamente en sus operaciones con otros autónomos o empresas. La normativa que regula la nueva factura electrónica es la ley 18/2022, conocida como la ley crea y crece, cuyo objetivo principal es la de impulsar la digitalización de los autónomos y las empresas.
La entrada en vigor de la factura electrónica, supondrá la realización de las facturas medidante un software homologado por la Agencia Tributaria que cumpla con las especificaciones establecidas en la normativa VERIFACTU, utilizando un formato estructurado como Facturae, xml, ubl o edifac, y firmando dichas facturas con una firma electrónica avanzada (certificado digital válido y en vigor).
A su vez, la implantación de este sistema de facturación, obligará a la informatización de todos los negocios independientemente de su tamaño o volumen de facturación, y facilitará la lucha contra la morosidad, el control tributario por parte de la Agencia Tributaria, la normalización de los documentos de facturación, la automatización de los procesos de envío y recepción, la conservación de la factura, el control de sus estados y la legalidad de las mismas.
La ley de factura electrónica, se prevé que ayudará a reducir la morosidad e impulsará la creación del Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, el cual elaborará informes anuales sobre la situación de pagos y fomentará las buenas practicas entre autónomos y empresas.
Para el cumplimiento de todos los procesos establecidos por la Ley para el cumplimiento de la legislación referente a la factura electrónica, deberás utilizar aplicaciones informáticas de gestión que emitan facturas en el formato Facturae, que impidan la modificación, o en su defecto registren la más mínima modificación que se realice sobre una factura emitida.
Estas aplicaciones de gestión deberán incorporar una declaración responsable que garantice que cumplen con los requisitos VERIFACTU, garantizando de esta forma que es un software legal. Por otro lado, estas aplicaciones deberán ser capaces de comunicar a tus proveedores los estados en los que se encuentra cada factura, así como a recibir los estados de las facturas que emites a tus clientes, debiendo estar interconectados con cualquier otra aplicación de gestión existente en el mercado, y sobre todo deberá conectarse a la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria la cual tendrá un control total y en tiempo real de todas las operaciones B2B nacionales.
Este reglamento de facturación no es aplicable en operaciones intracomunitarias, ni a las importaciones o exportaciones a países que no forman parte de la Unión Europea.
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